Políticas de tratamientos de datos

EDEPSA ESP S.A.S., empresa privada dedicada a la prestación de servicios de recolección, transporte y disposición final de residuos peligrosos, reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás personas con las que tiene relación.

En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008, la Ley 2300 de 2023, y demás disposiciones complementarias, EDEPSA ESP S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual establece los lineamientos y procedimientos para el manejo responsable, seguro y confidencial de la información personal que recolecta, almacena, utiliza, transmite o elimina.

Alcance

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales bajo la administración o custodia de EDEPSA ESP S.A.S., y a todas las personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la empresa, ya sea en calidad de clientes, proveedores, empleados, contratistas o terceros.

Definiciones

Para efectos de la presente política, se entenderán las definiciones contempladas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, entre ellas:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

Principios para el tratamiento de datos personales

EDEPSA ESP S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales de acuerdo con los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento se efectuará conforme a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: Los datos serán recolectados con una finalidad legítima, específica e informada al titular.
• Libertad: El tratamiento solo se realizará con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: La información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento se limitará a las personas autorizadas.
• Seguridad: EDEPSA implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
• Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento está obligada a garantizar la reserva de la información.

Finalidades del tratamiento de los datos personales

EDEPSA ESP S.A.S. recolecta y trata datos personales para las siguientes finalidades:

a) Clientes y usuarios:

• Gestionar la relación contractual y comercial.
• Emitir facturación, cobros y recaudos.
• Prestar soporte, atención postventa y seguimiento de la prestación del servicio.
• Enviar información relacionada con servicios, actualizaciones, recordatorios, encuestas de satisfacción o campañas de sensibilización ambiental.

b) Proveedores y contratistas:

• Realizar procesos de selección, contratación, pagos y cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
• Evaluar la calidad y cumplimiento del servicio o producto suministrado.

c) Empleados y aspirantes:

• Realizar procesos de selección, vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral.
• Cumplir obligaciones laborales, contractuales, de seguridad social, salud ocupacional y bienestar.

d) Finalidades generales:

• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias o administrativas.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
• Mantener la seguridad de las instalaciones, bienes, información y personas.
• Realizar estudios estadísticos y de control interno.

Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informados sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Procedimiento para el ejercicio de derechos

El titular o su representante podrá presentar consultas, reclamos o solicitudes de actualización, rectificación o supresión de sus datos personales enviando una comunicación al correo electrónico edepsa@edepsa.com, indicando:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de documento de identificación.
• Descripción clara y precisa de la solicitud.
• Documentos que soporten la petición (si aplica).
•  

EDEPSA ESP S.A.S. atenderá las consultas dentro de los términos establecidos por la ley (máximo diez (10) días hábiles) y los reclamos en un término de quince (15) días hábiles, conforme al Decreto 1377 de 2013.

Transferencia y transmisión de datos personales

EDEPSA ESP S.A.S. podrá transferir o transmitir datos personales a terceros, nacionales o extranjeros, cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política, garantizando siempre la confidencialidad y seguridad de la información.

Medidas de seguridad

La empresa ha implementado medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para evitar la pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción de los datos personales, de acuerdo con la naturaleza de la información tratada y los riesgos a los que está expuesta.

La presente política entra en vigencia a partir de su publicación en la página web oficial de EDEPSA ESP S.A.S. Cualquier cambio sustancial será informado a los titulares mediante comunicación electrónica o publicación en el mismo medio.

Fecha de entrada en vigencia: enero de 2020

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